RFID for documents

書類や紙文書の整理にRFIDを使う

棚卸を瞬時に完了。捜索に掛かる時間も大幅削減。

書類整理はもう不要です。ラベルを貼るだけで、情報管理も書類捜索も瞬時に完了。

電子文書管理が一般的になった昨今でも、業務都合・法令・ルールで「電子化できない書類」は多々あります。
RoconieはラベルタイプのRFIDタグを貼るだけで、電子化できない書類も情報管理や棚卸の記録をミスなく簡単に行うことができます。

Roconieでは電子化できない書類も専用ラベルを貼るだけで効率的な管理が簡単に実現できます。
昨今、ペーパーレス化・脱はんこ等、紙媒体の電子化に関する様々な動きがみられるようになりましたが、
法令・規則・業務上の都合等の理由から電子化できない書類も多く存在します。

Roconieでは、電子化できない書類に対し専用ラベルを貼るだけで、何がどこにあるか、いつ確認したか、
いつ廃棄すべきかを簡単に管理できるアプリケーションパッケージです。
「書類の電子化」だけにとらわれず、必要な書類を必要な期間だけ保管・適切に管理する仕組みづくりを実現します。

電子化が難しい書類・紙文書もラベルを貼るだけで簡単管理。

煩雑な書類整理もRoconieを使ってRFIDを導入するだけで、作業効率が大幅に変化します。
必要な事はラベルタイプのRFIDタグを貼り、書類と紐づけるだけです。

ラベルタイプのRFIDタグは複数ございます。
貼り付け対象のサイズに合わせてお好きなものをお選びください。
下図のように印字も可能です。

Roconie x RFIDが解決する書類整理の問題

RoconieではRFIDを用いて以下の様な書類整理における問題点を解消します。

問題:管理がアナログ(紙・Excel)で、書類の棚卸に手間がかかっている。

  • リストの基データはExcelで管理。
    棚卸作業は実施前のリスト整備から始まるので非常に憂鬱だ・・・。
  • 棚卸の際は印刷したリストを手元に、1つずつ目視。
    手分けしてもなかなか終わらない・・・。
  • 全員の作業が終わったら、今度は集計作業。
    あの人の担当分のチェックリストが見当たらない・・・。

あるべき姿:書類管理に伴う手間を最小化できている。

  • スマホアプリへチェック対象の最新情報を表示。
    印刷不要なうえ、場所や区分で絞り込みも可能。
  • RFIDリーダーを向けるだけで瞬時にチェックOK。
    未完了件数もすぐ判明、1人でも短時間で完了。
  • スマホアプリでチェックした内容は即座にサーバへ反映。
    情報は随時更新されるので、集計作業は一切不要。

問題:
記録漏れ・誤りにより正確な状況を把握できない。

  • 「代わりに後で記録しておいて」頼まれていたが、記録を忘れてしまった・・・。
  • 管理番号を正確に入力・記録したつもりだったが、間違って入力していたようだ。
  • 記入済の記録用紙がなくなった・・・。

あるべき姿:
記録漏れ・情報不整合が発生せず、即座に対象文書の情報を確認できる。

  • シンプルなWebアプリ・スマホアプリでメンテナンスも簡単。
    システム間のデータ連携も拡張対応で実現。
  • 目視に代わり、無線による自動認識で
    対象書類の情報を間違いなく識別・記録。
  • データはクラウドサーバ上に保管。
    データ保全・管理はすべてお任せ。

問題:廃棄対象の書類捜索に時間が掛かるため、対応優先度を下げて保管スペースの拡張で補っている。

  • 今月の廃棄書類、何が対象か?の洗い出しからしなければならない。
    誰か代わりにリストアップしてほしい・・・。
  • なんとかリストアップが終わった。抜き取りに行こう。
    保管されているはずの場所に無い!どこにあるんだ・・・。
  • どうにか全ての廃棄書類がそろった。
    廃棄業者に渡した後で、書類管理リストも更新しなければ・・・。

あるべき姿:適切に不要書類を破棄し、必要な文書のみを適切な保管スペースで管理している。

  • 廃棄対象はWebアプリから簡単検索。
    メールで作業対象有無のお知らせも拡張対応で実現。
  • 対象書類が想定場所に無い場合は、RFIDリーダーをかざして
    音で捜索。1つ1つファイルを見るより遥かに時間短縮が可能。
  • 情報更新も一括更新で即時終了。
    管理情報のメンテナンスに掛かる作業時間は最小化。

書類整理の効率化における重要ポイント

書類整理を効率化する上での最大のポイントは以下の2つです。

ヒューマンエラー防止と作業効率の両立

1:短時間で正確に識別・記録する

数多ある書類を効率よく管理するには、
「作業スピード」と「正確性」が重要です。


旧来から存在するバーコードやQRコードは我々の生活にも馴染みのある技術であり、仕組みも簡単ですが「対象を1点ずつ読み取る」必要がある事から、正確性は担保できるものの、作業スピードはさほど向上しません。

RFIDは「複数の対象を纏めて識別する」ことが可能なため、書類束も一気に処理することが可能です。
また、RFIDは「紙や木等の素材は電波が貫通して届く」性質があるため、段ボールや保管ボックスに入ったままの書類も、箱を開けることなくチェックする事が可能です。

RoconieではRFIDとサーバアプリケーションを組み合わせ、RFIDタグに埋め込まれたチップ情報をキーにサーバ上の情報を効率的に管理します。

保管コストの適正化

2:不要書類は速やかに廃棄する

「いつか捨てる」をやめ、
「捨てるべき時に捨てる」事が重要です。


「書類の廃棄」は書類整理の中でも対応が難しいと言われています。これは、廃棄対象を探すのに時間が掛かってしまうことと、廃棄しなかったことによるデメリットが表面化しにくいことから、往々にして「優先度を下げられやすいタスク」であることに起因します。

書類1つを廃棄しなくても、直近の業務への影響は小さい事と思われます。しかし、蓄積することにより保管スペースを不要な書類が圧迫するため、保管スペースを余計に必要としてしまったり、必要な文書が埋もれてしまい、捜索に時間が掛かるなど、「潜在的な内部コスト」に直結します。

Roconieではサーバ上で文書の有効期限を管理し、期限の切れた書類をRFIDの電波を用いて対象の位置を特定することで、目視による捜索よりも大幅に効率よく廃棄対象書類のピッキングが可能です。

Roconieの各種機能

Roconieの標準機能は大別して3つございます。
必要な時に最小限の操作で完結するよう、機能はいたってシンプルに構成されています。

RFIDタグと物品を簡単紐づけ

①ICタグ(RFIDタグ)管理機能

ICタグ(RFIDタグ)が持つチップ情報と書類情報を紐づけます。
CSVによる一括更新機能がございますので、現在お持ちのExcelデータを使って簡単に登録できます。

1度のスキャンでまとめて記録

②書類の棚卸記録機能

ハンディターミナル型RFIDリーダーを対象書類を格納している書架に向けることで、書類に貼られたICタグ(RFIDタグ)を読み取り、スマホアプリ上でデータ照会・チェック記録を瞬時に行います。
最後にチェックした期間からの日数も比較できますので、四半期・毎月単位でのチェック作業も簡単に行うことができます。

音で書類を捜索

③ICタグ(RFIDタグ)捜索機能

ハンディターミナル型RFIDリーダーは、タグを読み取ると本体からビープ音を発します。
この仕組みを利用し、指定した書類に貼られているICタグ(RFIDタグ)を検出した際のみビープ音を連続発生させることで、「あるはずだけど見つからない」書類の捜索に役立ちます。

さらに便利にお使いいただくために

作業効率・利便性をさらに向上させるオプションや機能もございます。

ラベル面情報を自由に表現する

RFIDプリンター & 印字アプリケーション

Roconieでは通常、RFIDタグのラベル面にRFIDタグのチップ情報と固定文字列を印字して提供しております。
RFIDプリンターを用いる事で、RFIDタグの読み書きとラベル面への印字が同時に行えますので、自由な表現が可能です。

廃棄対象の有無をメールでお知らせ

廃棄書類通知機能

標準機能ではWebアプリにて廃棄対象となる書類をリストアップ頂いたあと、スマホアプリとRFIDリーダーを用いて対象をピックアップして頂きます。
カスタマイズにより一定タイミングで廃棄対象となる書類を抽出し、管理者へメールにてお知らせするといったことも可能です。

Roconie 導入の流れ

Roconieの導入は3ステップで構成されています。

...

【1:RFIDリーダー他ご注文・申し込み】

必要数のRFIDリーダー・RFIDタグ他をご注文頂きます。
・ご利用予定場所に関する情報をご連絡頂きます。
※以下は高出力モデルのRFIDリーダーをご利用頂く際のみ必要です。

  • 総務省申請用の委任状へ記入・押印を行い、弊社へご郵送頂きます。
  • 弊社にて機器の手配と、総務省へ電波利用申請致します。

...

【2:システムセットアップ】

お客様専用の環境を構築します。

  • アクセス制限を設定するため、お客様のネットワーク環境についてお伺いします。
  • 専用のクラウド環境を構築し、アプリケーションサーバの初期設定を行います。
  • ご要件に合わせ、Webアプリ・スマホアプリのカスタマイズを行います。
  • アプリケーションへの初期投入するマスタを作成します。

...

【3:登録手続き完了連絡・利用開始】

システム利用を開始します。

  • RFIDタグを各書類へ貼付し、利用を開始します。
  • 操作でお困りの際はサポートを利用することも可能です。
  • ※高出力モデルをご利用の場合は、総務省の電波利用に伴う手続きが完了後、
    お客様へ発行文書とサーバ関連情報を送付致しますので、その後ご利用開始となります。

書類管理向けRoconie システム構成

Roconieの一般的なシステム構成は以下の通りです。
動作要件などについては、「動作環境」ページをご覧ください。

RFIDリーダーはICタグ(RFIDタグ)を検知後、お客様社内ネットワークを通じインターネット経由でRoconieサーバへデータを登録します。

お客様でご用意が必要なもの

  • RFIDリーダー充電用100V電源
  • インターネットが利用できるネットワーク
  • Webアプリケーションアクセス用PC
  • スマートフォン(弊社ご用意可)

弊社にてご用意いたします

  • RFIDリーダー
  • 各種ICタグ(RFIDタグ)
  • Roconieアプリケーションサーバ

RFIDを業務へ導入して暗黙知や経験則からの脱却や記録ミスの低減を実現し、
実態に基づいた可視化や業務改善・効率化を実現しましょう。

ご不明な点はお気軽にお問合せください。2営業以内にご回答いたします。

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